RPAとは？何ができる？活用事例についても紹介

「RPAという言葉を聞いたことはあるけれど、具体的に何ができるのか分からない」

「自社の業務にもRPAを活用できるのだろうか？」

このような疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

RPAは、日々繰り返し行っているパソコン上の作業を自動化するための技術です。この記事では、RPAとは何か、どのような業務を自動化できるのかを、実際の導入事例を交えながら分かりやすく紹介します。

RPAとは？

RPAは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略称です。

人がパソコンを使って行っている定型的な操作を、ソフトウェア上のロボットに実行させることで業務を自動化します。

• Excelへのデータ入力・転記
• システムからのデータ取得
• 定期的なレポート作成
• メールの作成・送信
• 複数システム間でのデータ連携
• データのチェックや更新

単純に「人間の代わりにクリックや入力をする」というだけでなく、条件によって処理内容を変えたり、複数のシステムを横断して一連の業務を自動化したりすることも可能です。

RPAは他のシステムと組み合わせることもできる

RPAの大きな特徴の一つが、さまざまなアプリケーションやシステムと組み合わせて利用できることです。

例えば、AI、データベース、基幹システム、Excel、Webシステムなどと連携させることで、より幅広い業務を自動化できます。

• RPA ＋ AI
• RPA ＋ データベース
• RPA ＋ 基幹システム

といった形で、それぞれの技術の特徴を活かして業務全体を自動化することもできます。

最近ではAIを利用して文章やデータを分析し、その結果をもとにRPAが別のシステムを操作するといった仕組みも考えられます。

そのため、RPAは単なる「パソコン操作の自動化ツール」ではなく、複数のシステムをつないで業務全体を効率化するための手段の一つとして活用できます。

RPAの活用事例

ここからは、実際にどのような業務でRPAを活用できるのか、導入事例を紹介します。

※以下は実際の業務経験をもとに、企業名や業務上の機密情報が特定されないよう内容を一部一般化して紹介しています。

事例1：勤怠状況の自動チェック・メール通知

企業規模：従業員10,000名以上

勤怠管理システムとRPAを連携し、従業員の勤怠状況を自動的に確認する仕組みを構築しました。

勤怠入力に不備がある場合には該当する従業員を検知し、対象者へメールを自動送信します。

さらに、残業時間が一定の基準を超えた従業員についても自動的に検知し、アラートを発信します。

多数の従業員の勤怠情報を人が一件ずつ確認する必要がなくなり、確認から対象者への通知までを一連の業務として自動化できます。

事例2：SAPと連携した営業収益月報の作成

企業規模：従業員約100名

基幹システムであるSAPとRPAを連携し、営業収益に関する月次レポートを作成する業務を自動化しました。

定期的に発生する集計・資料作成業務は、担当者にとって大きな負担になることがあります。

必要なデータの取得から集計、月報作成までの一連の作業を自動化することで、毎月繰り返し発生する定型業務の効率化につなげることができます。

事例3：kintoneと連携した営業顧客リストの管理

企業規模：従業員約3,000名

kintoneとRPAを連携し、営業活動で利用する顧客リストの管理・更新業務を自動化しました。

営業に関する情報は日々更新されるため、データ量が増えるほど管理作業にも時間が必要になります。

RPAを利用して必要なデータの確認や更新を自動化することで、営業担当者が本来の営業活動に時間を使いやすい環境づくりにつながります。

事例4：リース品などの資産管理・予算管理を自動化

企業規模：従業員約50名

RPAは、大企業だけが利用するものではありません。

こちらの事例では、社内で管理しているリース品などの資産管理や予算管理に関する業務を自動化しました。

必要な情報の取得・確認・更新などを組み合わせ、これまで人が行っていた管理作業を自動化しています。

従業員数がそれほど多くない企業でも、定期的に繰り返される業務に時間を取られている場合には、RPAによる自動化の効果を期待できます。

RPAは企業規模を問わず活用できる

今回紹介した事例だけでも、従業員約50名の企業から10,000名を超える企業まで、さまざまな規模でRPAが利用されています。

重要なのは企業の規模ではなく、「繰り返し発生している業務があるか」「人が行わなくてもよい作業に時間を使っていないか」という点です。

• 毎月同じ資料を作っている
• 複数のシステムからデータを集めてExcelに入力している
• 大量のデータを人がチェックしている
• 決まった条件に該当する人へメールを送っている

といった業務は、自動化を検討できる可能性があります。

RPA導入で大切なのは「何を自動化するか」

RPAを導入すれば、どんな業務でも効率化できるわけではありません。

実際には、RPAツールを選ぶこと以上に、現在の業務を整理して「どの部分を自動化すれば効果があるのか」を見極めることが重要です。

場合によってはRPAだけでなく、AIやデータベース、既存システムなどを組み合わせた方が適していることもあります。

櫻テクノロジーズでは、特定のツールを導入することを目的とするのではなく、現在の業務内容や環境を確認したうえで、業務に適した自動化方法をご提案しています。