「毎日繰り返している作業を自動化したい」「RPAやDXツールを導入して、業務を効率化したい」
そう考えたとき、まずはどのツールを使うか調べ始める方も多いのではないでしょうか。
しかし、業務の自動化を成功させるためには、ツールを選ぶ前に共通して確認しておきたいことがあります。
今回は、RPAや業務自動化ツールを使って作業を自動化する際に、事前に準備・確認しておきたい5つのポイントを解説します。
① まずは自動化に適した業務であるか確認
業務の自動化を検討する際、最初に確認したいのは、その業務が自動化に適しているかどうかです。
RPAなどの業務自動化ツールは、あらかじめ決められたルールや手順に従って処理を行うことが得意です。
例えば、次のような業務が挙げられます。
- Excelに記載されたデータをシステムへ入力する
- 毎日決まった時間にファイルを取得する
- 複数のファイルから必要な情報を集めて一覧表を作成する
- 定期的に同じ手順で帳票を出力する
イメージとしては、工場の生産ラインのように、決められた工程を順番に進めていく作業です。
一方、イレギュラーな対応が頻繁に発生する業務や、その都度人の判断が必要になる業務では、事前に対応方法を考えておく必要があります。
例えば、申請内容をシステムへ登録する業務で、途中に上司の承認が必要な場合、承認そのものは人が行い、承認前のデータ準備や承認後の登録処理だけを自動化する方法もあります。
すべての工程を無理に自動化する必要はありません。
どの部分を自動化し、どの部分を人が担当するのか、あらかじめ線引きしておくことが大切です。
② 本当に必要な業務であるかも確認
自動化を検討している業務が、そもそも本当に必要な作業なのかを確認することも重要です。
長年続けている業務の中には、以前は必要だったものの、現在は役割を終えている作業が残っている場合があります。
例えば、次のようなケースです。
- 同じ内容を複数のExcelファイルに入力している
- ほかの部署でも同じ集計作業を行っている
- 現在は誰も利用していない帳票を毎月作成している
- システムから直接確認できる情報を、別の資料に転記している
このような業務をそのまま自動化しても、不要な作業が残り続けてしまいます。
また、自動化した処理にも、正常に動作しているかの確認や、問題が発生した際の対応などが必要になる場合があります。
そのため、まずは業務そのものを見直し、「なくせる作業はないか」「ほかの業務とまとめられないか」を確認してみましょう。
業務を減らすこと自体も、立派な業務改善です。
③ セキュリティ上、自動化できないケースもあり
業務内容が自動化に適していても、利用しているシステムやネットワーク環境によっては、自動化ツールを使用できない場合があります。
例えば、次のようなケースが考えられます。
- インターネットなど外部ネットワークへの接続が制限されている
- 自動化ツールから特定のフォルダへアクセスできない
- 基幹システムへの外部ツールからの操作が制限されている
- セキュリティ上の理由から、必要なソフトウェアをインストールできない
- システムの利用規約や社内ルールで、自動操作が制限されている
特に、金融機関や医療機関など、厳格なセキュリティ管理が求められる環境では、事前確認が重要になります。
ただし、外部ネットワークに接続できないからといって、必ずしも自動化を諦める必要はありません。
自動化ツールの中には、オフライン環境での利用に対応している製品や、社内ネットワーク内で処理を実行できる製品もあります。
そのため、ツールを選ぶ際には、機能面だけでなく、自社のネットワーク環境やセキュリティルールに対応できるかも比較材料にするとよいでしょう。
なお、技術的に操作できる場合でも、社内規定やシステムの利用条件に反する方法で自動化することは避ける必要があります。
④ 業務の手順を整理しておく
自動化したい業務が決まったら、実際の作業手順を整理しておきましょう。
普段何気なく行っている作業でも、細かく確認すると、多くの工程や判断が含まれていることがあります。
例えば、Excelのデータをシステムへ登録する業務であれば、次のような手順が考えられます。
- 指定されたフォルダからExcelファイルを開く
- 入力対象のデータを確認する
- 必要な項目をシステムへ入力する
- 入力結果を確認する
- 処理が完了したファイルを所定の場所へ移動する
このとき、単に操作の順番を書き出すだけでなく、エラーが発生した場合や、想定外のデータがあった場合の対応も整理しておくと、より実際の業務に即した内容になります。
手順書がない場合は、この機会に整備しましょう
業務によっては、特定の担当者しか作業方法を知らないケースもあります。
いわゆる「業務の属人化」です。
担当者が休暇を取得したり、異動・退職したりした際に、ほかの人では対応できなくなってしまう可能性があります。
自動化を検討する機会に、業務手順書を整備しておくことをおすすめします。
手順書には、操作の流れだけでなく、必要なファイル、確認すべき項目、判断基準、例外発生時の対応方法などを記載するとよいでしょう。
自動化できるかどうかに関係なく、誰でも同じ手順で業務を進められる状態にしておくことは、業務改善の重要な要素です。
⑤ 実際に作業している担当者にも確認する
業務手順を整理する際には、実際にその作業を担当している方への確認も忘れないようにしましょう。
管理者が把握している業務の流れと、現場で実際に行われている作業が、必ずしも一致しているとは限りません。
例えば、手順書には「データをシステムへ入力する」としか記載されていなくても、実際には担当者が入力前に内容を確認したり、特定の条件に該当するデータを除外したりしている場合があります。
こうした細かな判断や例外処理は、日常的に作業している担当者でなければ気付けないこともあります。
そのため、次のような点を確認しておくとよいでしょう。
- 手順書に記載されていない作業はないか
- イレギュラーな対応が発生することはないか
- 担当者ごとに作業方法が異なっていないか
- 作業中に人の判断が必要になる場面はないか
可能であれば、実際の作業を見せてもらいながら確認すると、より正確に業務を把握できます。
自動化する前に、現場の実態と整理した業務手順に違いがないかを確認することが大切です。
【実践編】自動化する業務を比較する簡単な採点表
候補が複数ある場合は、感覚だけで選ぶより、同じ基準で比較した方が判断しやすくなります。次の表は導入検討のための簡易的な例です。点数が高いほど必ず自動化すべきというものではありません。
| 確認項目 | 0点 | 1点 | 2点 |
|---|---|---|---|
| 頻度・作業量 | まれに発生 | 月に数回 | 日常的に発生 |
| 手順の安定性 | 毎回大きく異なる | 一部に例外がある | ほぼ同じ手順 |
| 入力データ | 形式がまちまち | 形式が複数ある | 形式が揃っている |
| 効果の見込み | 工数削減が小さい | ある程度見込める | 明確な削減が期待できる |
例えば同じ合計6点でも、セキュリティ上の制約や承認の必要性があれば実施方法は変わります。社内規程・システム利用条件・アクセス権限の確認は点数と別に必須です。
候補業務を選んだら確認する7項目
- 業務を本当に残す必要があるか。
- 月の件数と実際の所要時間を測ったか。
- 承認や判断など、人が担当すべき工程を分けたか。
- 失敗時の再処理・差し戻し方法を決めたか。
- 利用システムの規約・認証方式・権限を確認したか。
- 実行ログ・監視担当・障害時の連絡先を決めたか。
- 本番導入前に、許可されたテストデータで検証できるか。
最初の候補は、短時間で検証でき、成功・失敗が分かりやすいものがおすすめです。効果を過大評価せず、RPAの基礎や削減時間の試算例と合わせて検討してみてください。
まとめ｜ツールを選ぶ前に、まずは業務を整理しよう
RPAやDXツールによる業務自動化を検討する際には、ツールの機能を比較する前に、次の5つのポイントを確認してみましょう。
- 自動化に適した業務であるか
- 本当に必要な業務であるか
- セキュリティやシステム環境に問題はないか
- 業務手順が整理され、手順書が整備されているか
- 実際の作業担当者にも確認できているか
これらを整理することで、自動化の対象や必要な機能が明確になり、自社に合ったツールを検討しやすくなります。
また、業務の重複をなくしたり、手順書を整備したりすることは、自動化を導入しなくても業務改善につながります。
業務自動化は、ツールを導入すること自体が目的ではありません。
日々の業務をより効率的に、安定して進められるようにすることが大切です。
櫻テクノロジーズでは、RPA開発・運用支援をはじめ、業務自動化やIT導入に関するご相談に対応しています。
業務の自動化をご検討の際は、お気軽にお問い合わせください。